DEKORASI RUANG AULA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KULON PROGO: ALTERNATIF SOSIALISASI KEARSIPAN BAGI

Selasa, 13 Desember 2016 15:45:49 - Oleh : usperpus

Display Dokumentasi Arsip

Bedah Buku & Talk Show Tes CPNS: Yuk, buruan daftar !

Kunjungan SD Muhammadiyah Mutihan

Bantuan Paket Buku untuk Perpustakaan komunitas 2017

Pojok Baca dalam Pameran Seni Rupa Kulon Progo 2017

Perpustakaan siap cetak penulis remaja berbakat Kulon Progo

 

DEKORASI RUANG AULA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KULON PROGO: ALTERNATIF SOSIALISASI KEARSIPAN BAGI MASYARAKAT

(Oleh: Nur Jatu Hidayati, A.Md.)


I. PENDAHULUAN

Pengertian Arsip

Menurut Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, di definisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Secara implisit dijelaskan bahwa arsip sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan harus dikelola dan diselamatkan. Dalam rangka menjamin ketepatan guna, waktu, sumber daya manusia dan pemenuhan hak publik akan keterbukaan informasi perlu dilaksanakan penyelenggaraan kearsipan yang handal. Selain itu, Kantor Perpustakaan dan Arsip sebagai Lembaga Kearsipan di wilayah Kabupaten Kulon Progo berkewajiban untuk melakukan pembinaan kearsipan di wilayahnya.


Pengertian Pelayanan Publik

Pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (keperluan) orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Menurut Kepmenpan Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003, publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang - undangan. Dengan demikian, pelayanan publik adalah pemenuhan keinginan dan kebutuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara negara.

Pelayanan publik dapat dituangkan dalam bentuk penyampaian informasi yang bersifat terbuka kepada masyarakat melalui sosialisasi, yaitu secara  konvensional dapat dilakukan dengan cara mengundang masyarakat untuk datang pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, atau dapat juga disampaikan dengan melalui media massa dan media sosial.


Kerangka Pemikiran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sosialisasi diartikan sebagai;

1.      Usaha untuk mengubah milik perseorangan menjadi milik umum ( negara);

2.      Proses belajar masyarakat untuk mengenal dan menghayati kebudayaan          

        masyarakat dalam lingkungannya;

3.      Upaya memasyarakatkan sesuatu sehingga menjadi dikenal, dipahami, dihayati oleh masyarakat.

Dari definisi di atas, sosialisasi kearsipan dapat diartikan sebagai upaya memasyarakatkan arsip supaya dikenal atau diketahui, dipahami dan dihayati oleh masyarakat. Sosialisasi kearsipan dapat dilakukan dengan cara antara lain melalui pameran arsip, pembinaan, penyuluhan masyarakat di media massa dan elektronik.

Demikian pula halnya yang telah dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Kabupaten Kulon Progo, yaitu Kantor Perpustakaan dan Arsip. Sosialisasi dan pembinaan kearsipan dilakukan secara berkesinambungan. Meskipun demikian, hasilnya belum begitu signifikan, masyarakat banyak yang belum mengenal dan memahami pentingnya arsip.

Penggunaan Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip oleh masyarakat umum menjadi sarana strategis yang dapat digunakan dalam rangka pengenalan, pengetahuan, dan pemahaman kesadaran pentingnya kearsipan dalam kehidupan masyarakat. Penataan ruang dan dekorasi dan dinding Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip yang sedemikian rupa sehingga menarik perhatian masyarakat pengguna untuk ingin tahu.

Berdasarkan pemikiran tersebut diatas, maka akan dibahas mengenai cara yang praktis dan mudah dalam pelaksanaan sosialisasi kearsipan melalui sarana yang berfungsi publik, seperti penggunaan Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip. 



II. PEMBAHASAN


Fungsi Dinding

Fungsi dinding dan dekorasi pada Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip memiliki peran yang vital suatu bangunan. Tidak sekedar berfungsi sebagai pembatas, tetapi lebih dari itu, dinding memberikan nilai privasi, nilai kenyamanan dan nilai kesatuan. Dinding juga memberikan nilai - nilai khusus untuk bangunan - bangunan tertentu, misal laboratorium uji, ruang operasi, dan studio - studio yang menghendaki ambang kebisingan tertentu.

Jadi, fungsi dinding adalah:

1.      Pemisah antar ruang yang mempunyai fungsi berbeda

2.      Pemisah ruang yang bersifat pribadi dan ruang yang bersifat umum

3.      Penahan cahaya, angin, hujan, banjir dan lain - lain yang bersumber dari  

               alam

4.      Pembatas fisik ruangan

5.      Penahan struktur ( untuk fungsi tertentu, misal dinding lift)

6.      Penahan kebisingan untuk ruang yang memerlukan ambang kekedapan

               suara tertentu, seperti studio rekaman dan studio siaran

7.      Penahan radiasi sinar atau zat - zat tertentu, seperti ruang radiologi,

         ruang

         operasi, laboratorium

8.      Elemen estetis yang memiliki fungsi tertentu

9.     Pelindung, misalnya pada penyimpanan surat - surat berharga, seperti    

             brankas di bank

 

Dekorasi dengan Media Arsip Statis

Dinding dan dekorasi pada Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo berfungsi dalam pengenalan dan sosialisasi kearsipan masyarakat. Beberapa arsip statis milik Lembaga Kearsipan / Kantor Perpustakaan dan Arsip dipamerkan di depan Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip, dengan harapan dapat memberikan informasi mengenai sejarah dan pentingnya kearsipan dalam rangka pelayanan publik. Arsip statis berupa foto yang ditampilkan tersebut antara lain :

     -    Arsip foto Kereta lori pengangkut mangaan Kliripan, Kokap ke stasiun                             Pakualaman Tahun 1910;

      -  Arsip foto Kondisi tambang mangaan Kliripan, Kokap;

      -  Arsip foto Peresmian jembatan Kali Serang, Bendungan;

    -   Arsip foto Penggunaan pertama  jembatan Kali Serang, Bendungan

              dengan  gerobak oleh Bupati Adikarta R.M. Temenggung Notosoebroto 

             Tahun1923;

      -  Arsip foto suasana rapat penggabungan Kabupaten Adikarta dengan

                Kabupaten Kulon Progo;

       -  Arsip foto Hulpzienkenhuis Wates;

       -  Arsip foto Poliklieniek Sentolo;

       -  Arsip foto Poliklieniek Boetoeh;

      -  Arsip foto Peresmian Monumen Peringatan 100 Tahun Kabupaten Adikarta,           persembahan warga Tionghoa (di Teteg Wetan) 23 Desember 1931;

       -  dan beberapa arsip statis lainnya.


Dekorasi ruangan yang menggunakan arsip statis sebagai media komunikasi, secara tidak langsung mampu memberikan informasi kepada pengguna Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip, bahwa ada arsip statis di wilayah Kulon Progo yang dapat diketahui oleh masyarakat.

Hal ini erat kaitannya dengan adanya Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pasal 2 ayat (1) yang menyebutkan bahwa : Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik dan pasal 2 ayat (2) yaitu: Informasi publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas.  Apabila dihubungkan dengan kearsipan, maka yang dapat memenuhi kriteria tersebut adalah arsip statis.

Menurut Undang - Undang Nomor Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan di permanenkan yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan / atau Lembaga Kearsipan.

Penggunaan dekorasi dinding dan ruang Aula dengan informasi dalam arsip statis merupakan  alternatif sosialisasi kearsipan yang sangat mudah dan murah. Namun demikian, jika tidak dikelola dengan baik maka tidak akan diperoleh hasil yang diinginkan.


III. PENUTUP


Tingkat kesadaran dan pengetahuan masyarakat akan arsip pentingnya arsip sejauh ini semakin membaik, namun dianggap belum memberikan peningkatan yang signifikan. Adalah kewajiban pemerintah dalam hal ini Lembaga Kearsipan tingkat kabupaten/kota untuk melakukan kegiatan pembinaan kearsipan di wilayahnya.

Sosialisasi kearsipan melalui media penataan dan dekorasi ruangan merupakan salah satu alternatif yang dapat digunakan. Ke depannya, diharapkan lebih banyak masyarakat yang mengetahui arti pentingnya arsip, sehingga semakin besar pula tanggungjawab Lembaga Kearsipan dalam pembinaannya. Selain itu, pemerintah harus dapat melihat peluang dimana dapat melakukan pembinaan kearsipan dengan cara tepat, efektif dan efisien serta berguna bagi masyarakat, bangsa dan negara Indonesia.  



DAFTAR PUSTAKA


Poltak Sinambela, Lijak, dkk. Reformasi Pelayanan Publik Teori, Kebijakan dan Implementasi, Jakarta: Bumi Aksara.2007.

Susanta, Gatut. Dinding. Jakarta: Penebar Swadaya. 2007;

Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

Kamus Besar Bahasa Indonesia online ( diakses pada tanggal 24 November 2016)


 

« Kembali | Kirim | Versi cetak