Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo
Rubrik : Serba-Serbi
DEKORASI RUANG AULA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KULON PROGO: ALTERNATIF SOSIALISASI KEARSIPAN BAGI
2016-12-13 15:45:49 - by : perpuskp

 


DEKORASI RUANG AULA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KULON
PROGO: ALTERNATIF SOSIALISASI KEARSIPAN BAGI MASYARAKAT


(Oleh: Nur Jatu Hidayati, A.Md.)





I. PENDAHULUAN



Pengertian Arsip



Menurut
Undang
- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, di definisikan sebagai rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.



Secara
implisit dijelaskan bahwa arsip sebagai bahan
pertanggungjawaban pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan harus dikelola dan diselamatkan.
Dalam rangka menjamin ketepatan guna, waktu, sumber daya manusia dan pemenuhan
hak publik akan keterbukaan informasi perlu dilaksanakan penyelenggaraan
kearsipan yang handal. Selain itu, Kantor
Perpustakaan
dan Arsip sebagai Lembaga
Kearsipan di wilayah Kabupaten Kulon
Progo berkewajiban untuk melakukan pembinaan kearsipan di wilayahnya.






Pengertian
Pelayanan Publik



Pelayanan
publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (keperluan) orang atau
masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan
pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Menurut Kepmenpan Nomor
63/KEP/M.PAN/7/2003, publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan
oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima
pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang - undangan. Dengan
demikian, pelayanan publik adalah pemenuhan keinginan dan kebutuhan keinginan
dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara negara.



Pelayanan
publik dapat dituangkan dalam bentuk penyampaian informasi yang bersifat
terbuka kepada masyarakat melalui sosialisasi, yaitu secara  konvensional dapat dilakukan dengan cara
mengundang masyarakat untuk datang pada waktu dan tempat yang telah ditentukan,
atau dapat juga disampaikan dengan melalui media massa dan media sosial.






Kerangka Pemikiran



Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sosialisasi diartikan sebagai;



1.      Usaha untuk mengubah milik perseorangan menjadi milik
umum ( negara);



2.     
Proses
belajar masyarakat untuk mengenal dan menghayati kebudayaan          



        masyarakat dalam
lingkungannya;



3.      Upaya memasyarakatkan sesuatu sehingga menjadi dikenal,
dipahami, dihayati oleh masyarakat.



Dari definisi
di atas, sosialisasi kearsipan dapat diartikan sebagai upaya memasyarakatkan
arsip supaya dikenal atau diketahui, dipahami dan dihayati oleh masyarakat.
Sosialisasi kearsipan dapat dilakukan dengan cara antara lain melalui pameran
arsip, pembinaan, penyuluhan masyarakat di media massa dan elektronik.



Demikian
pula halnya yang telah dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Kabupaten Kulon Progo,
yaitu Kantor Perpustakaan dan Arsip. Sosialisasi dan pembinaan kearsipan
dilakukan secara berkesinambungan. Meskipun demikian, hasilnya belum begitu
signifikan, masyarakat banyak yang belum mengenal dan memahami pentingnya
arsip.



Penggunaan
Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip oleh masyarakat umum menjadi sarana
strategis yang dapat digunakan dalam rangka pengenalan, pengetahuan, dan
pemahaman kesadaran pentingnya kearsipan dalam kehidupan masyarakat. Penataan
ruang dan dekorasi dan dinding Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip yang
sedemikian rupa sehingga menarik perhatian masyarakat pengguna untuk ingin
tahu.



Berdasarkan pemikiran tersebut diatas, maka akan dibahas mengenai cara yang
praktis dan mudah dalam pelaksanaan sosialisasi kearsipan melalui sarana yang
berfungsi publik, seperti penggunaan Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip. 









II. PEMBAHASAN






Fungsi Dinding



Fungsi
dinding dan dekorasi pada Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip memiliki peran
yang vital suatu bangunan. Tidak sekedar berfungsi sebagai pembatas, tetapi
lebih dari itu, dinding memberikan nilai privasi, nilai kenyamanan dan nilai
kesatuan. Dinding juga memberikan nilai - nilai khusus untuk bangunan -
bangunan tertentu, misal laboratorium uji, ruang operasi, dan studio - studio
yang menghendaki ambang kebisingan tertentu.



Jadi, fungsi
dinding adalah:



1.      Pemisah antar ruang yang mempunyai fungsi berbeda



2.     
Pemisah
ruang yang bersifat pribadi dan ruang yang bersifat umum



3.     
Penahan
cahaya, angin, hujan, banjir dan lain - lain yang bersumber dari  


               alam



4.     
Pembatas
fisik ruangan



5.     
Penahan
struktur ( untuk fungsi tertentu, misal dinding lift)



6.     
Penahan
kebisingan untuk ruang yang memerlukan ambang kekedapan


               suara tertentu, seperti
studio rekaman dan studio siaran



7.      Penahan
radiasi sinar atau zat - zat tertentu, seperti ruang radiologi,


         ruang



         operasi, laboratorium



8.     
Elemen
estetis yang memiliki fungsi tertentu



9.     Pelindung, misalnya pada penyimpanan surat - surat
berharga, seperti    


             brankas di bank



 



Dekorasi dengan Media Arsip Statis



Dinding
dan dekorasi pada Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo
berfungsi dalam pengenalan dan sosialisasi kearsipan masyarakat. Beberapa arsip
statis milik Lembaga Kearsipan / Kantor Perpustakaan dan Arsip dipamerkan di
depan Aula Kantor Perpustakaan dan Arsip, dengan harapan dapat memberikan
informasi mengenai sejarah dan pentingnya kearsipan dalam rangka pelayanan
publik. Arsip statis berupa foto yang ditampilkan tersebut antara lain :



     -    Arsip
foto Kereta lori pengangkut mangaan Kliripan, Kokap ke stasiun                             Pakualaman Tahun
1910;



      -  Arsip
foto Kondisi tambang mangaan Kliripan, Kokap;



      -  Arsip
foto Peresmian jembatan Kali Serang, Bendungan;



    -   Arsip
foto Penggunaan pertama  jembatan Kali
Serang, Bendungan


              dengan  gerobak oleh Bupati Adikarta R.M. Temenggung
Notosoebroto 


             Tahun1923;



      -  Arsip
foto suasana rapat penggabungan Kabupaten Adikarta dengan


                Kabupaten Kulon
Progo;



       -  Arsip
foto Hulpzienkenhuis Wates;



       -  Arsip
foto Poliklieniek Sentolo;



       -  Arsip
foto Poliklieniek Boetoeh;



      -  Arsip
foto Peresmian Monumen Peringatan 100 Tahun Kabupaten Adikarta,           persembahan
warga Tionghoa (di Teteg Wetan) 23 Desember 1931;



       -  dan
beberapa arsip statis lainnya.






Dekorasi
ruangan yang menggunakan arsip statis sebagai media komunikasi, secara tidak
langsung mampu memberikan informasi kepada pengguna Aula Kantor Perpustakaan
dan Arsip, bahwa ada arsip statis di wilayah Kulon Progo yang dapat diketahui
oleh masyarakat.



Hal
ini erat kaitannya dengan adanya Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik, pasal 2 ayat (1) yang menyebutkan bahwa : Setiap
Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna
Informasi Publik dan pasal 2 ayat (2) yaitu: Informasi publik yang dikecualikan
bersifat ketat dan terbatas.  Apabila
dihubungkan dengan kearsipan, maka yang dapat memenuhi kriteria tersebut adalah
arsip statis.



Menurut
Undang - Undang Nomor Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis masa retensinya, dan berketerangan di permanenkan yang telah diverifikasi
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan / atau Lembaga Kearsipan.



Penggunaan
dekorasi dinding dan ruang Aula dengan informasi dalam arsip statis
merupakan  alternatif sosialisasi
kearsipan yang sangat mudah dan murah. Namun demikian, jika tidak dikelola
dengan baik maka tidak akan diperoleh hasil yang diinginkan.






III. PENUTUP






Tingkat
kesadaran dan pengetahuan masyarakat akan arsip pentingnya arsip sejauh ini
semakin membaik, namun dianggap belum memberikan peningkatan yang signifikan.
Adalah kewajiban pemerintah dalam hal ini Lembaga Kearsipan tingkat
kabupaten/kota untuk melakukan kegiatan pembinaan kearsipan di wilayahnya.



Sosialisasi
kearsipan melalui media penataan dan dekorasi ruangan merupakan salah satu
alternatif yang dapat digunakan. Ke depannya, diharapkan lebih banyak
masyarakat yang mengetahui arti pentingnya arsip, sehingga semakin besar pula tanggungjawab
Lembaga Kearsipan dalam pembinaannya. Selain itu, pemerintah harus dapat
melihat peluang dimana dapat melakukan pembinaan kearsipan dengan cara tepat,
efektif dan efisien serta berguna bagi masyarakat, bangsa dan negara Indonesia.
 









DAFTAR
PUSTAKA






Poltak Sinambela,
Lijak, dkk. Reformasi Pelayanan Publik
Teori, Kebijakan dan Implementasi
, Jakarta: Bumi Aksara.2007.



Susanta, Gatut. Dinding. Jakarta: Penebar Swadaya. 2007;



Undang - Undang
Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;



Undang - Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;



Kamus Besar Bahasa
Indonesia online ( diakses pada tanggal 24 November 2016)






 

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo : http://perpustakaan.kulonprogokab.go.id
Versi Online : http://perpustakaan.kulonprogokab.go.id/article/259/dekorasi-ruang-aula-kantor-perpustakaan-dan-arsip-kulon-progo-alternatif-sosialisasi-kearsipan-bagi.html