Pustakawan Peduli Arsip (Peduli Arsip, Peduli Nasib)

Tahun 2013, menjelang akreditasi sekolah, sebuah tim akreditasi salah satu SMP mendadak cabuh, ihwal SK Pendirian Sekolah. Dokumen maha penting itu belum juga diketemukan setelah berhari-hari dicari di berbagai tempat penyimpanan berkas. Penelusuranpun dilakukan dengan menanyakan kepada pihak-pihak yang kini sudah pensiun yang diduga mengetahui keberadaan dokumen dimaksud. Hasilnya nihil! Kelanjutan kisah ini pun sudah bisa ditebak, saling menyalahkan!

 

“Bu! Lihat BPKB Supra Fit kita yang kutaruk di sini?” Pekik seorang Bapak suatu pagi ketika hendak perpanjangan pajak salah satu motor miliknya. “Loh, bukannya yang simpan Bapak sendiri toh waktu itu, aku gak tahu Pak!” suara sang istri dari dapur. “Waduh, dimana ya! Dah kucari dimana-mana tidak ada nih.” pungkas si Bapak menyerah.

 

Dua kisah di atas menjadi potret masyarakat nusantara memperlakukan dokumen penting. Setiap kali sebuah dokumen penting hendak digunakan selalu saja menghadirkan drama pilu yang kadang berujung tragis. Anehnya, pengalaman itu tidak serta merta melecut kita untuk membangun kesadaran akan pentingnya tertib arsip. Sudah menjadi common sense bahwa tata kelola arsip sebagian besar masyarakat kita masih jauh dari predikat baik.

 

Di balik gatra sebuah dokumen yang tampak rapuh, tersemat “kekuatan sakti”. Selembar sertifikat tanah mampu mendepak sosok arogan yang puluhan tahun bersikeras menggagahi yang bukan haknya.  Sadarkah kita, dalam secebis ijazah terpatri seluruh perjuangan selama bertahun-tahun dengan mengorbankan materi, pikiran, dan tenaga? Tidaklah bijak tentunya jika segala perjuangan itu harus sirna tidak berbekas hanya karena abai arsip.  

 

Di sini menjadi jelas betapa urgen membangun kesadaran tertib arsip. Memulai budaya baru ini pastilah tidak mudah. Menghalau rasa malas dan menggempur tembok kebiasaan yang kokoh mengakar diperlukan tekad kuat. Disiplin menjadi kunci utama untuk sukses gerakan ini. Konsepnya sederhana: luang waktu secukupnya, lakukan segera, jangan menunda! Itulah disiplin. Di awal tentu berat, namun dengan sedikit usaha dan ketekunan-kesetiaan terjaga, perlahan terbentuk habit. Ini penting, sebab manusia kadunungan (Jawa: membawa dalam dirinya) sifat lupa dan malas. Ketika ada dokumen baru, kita tergoda untuk menunda menata dengan dalih, “Ah besok aja, baru satu lembar kok, gampang”. Di sinilah kuncinya. Ketika kita menunda, tanpa terasa kita sudah membangun tumbukan dokumen seiring waktu. Sementara semakin lama, peluang lupa semakin besar! Timbul dua kesulitan di sini, yakni rasa enggan memulai menata arsip semakin kuat melihat tumpukan dokumen yang menggunung dan kemungkinan lupa semakin besar sehingga menyulitkan saat menata.

 

Dalam membantu membangkitkan kesadaran peduli arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo melalui Bidang Kearsipan mencanangkan Gerdumanis, Gerakan Dua Jam Menata Arsip Dinamis. Ini menjadi langkah cerdas selaras konsep di atas. Luangkan waktu sebentar (dua jam) secara rutin (disiplin).  Syukur gerakan ini mendapat sambutan baik dari OPD-OPD di lingkungan pemerintahan Kabupaten Kulon Progo.

 

Setiap OPD termasuk Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo kini menaruh perhatian besar pada tata kelola arsip. Ini menjadi langkah strategis untuk membangun budaya tertib arsip di pemerintahan dan kesadaran peduli arsip di masyarakat. Bahkan kekinian, tata kelola arsip menjadi salah satu unsur untuk penilaian kinerja OPD.

 

“Ya sekarang jadi tahu bagaimana cara tata kelola arsip. Nek dulu abai dan menganggap bahwa arsip tidak perlu ditata degan baik, sekarang jadi lebih mengerti aja pentingnya mengelola arsip.” demikian pengalaman Sumarsih, AMd, seorang pustakawan yang dipercaya mengelola arsip. Lebih lanjut Marsih menyatakan ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan menata arsip dengan baik:       

  1. Arsip menjadi rapi/tertata
  2. Mudah dalam temu kembali arsip
  3. Semua kegiatan dapat terdokumentasikan
  4. Dapat mengetahui arsip yg bernilai sejarah (statis) dan arsip yang tidak bernilai lama atau yang bisa dimusnahkan

 

 

Mulai tahun ini pengawasan internal kearsipan diberlakukan di semua OPD, istilahnya ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal). Ini bentuk penilaian tata kelola kearsipan di masing-masing OPD. Banyak instrumen dan bukti fisik yang harus dipenuhi. Dari pengisian instrumen dan kelengkapan bukti fisik itu nantinya dijadikan dasar untuk menentukan nilai ASKI OPD.

 

Akhirnya bisa dipahami bahwa tertib arsip merupakan masalah mendasar dalam kehidupan yang selama ini kurang mendapat perhatian. Dengan tata kelola arsip yang baku sesuai ilmu kearsipan, sebuah dokumen dapat dengan mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan. Sebaliknya penyimpanan arsip yang asal-asalan bisa menjadi alasan tidak ditemukannya sebuah dokumen berharga. Nah, pilihan ada pada Anda. Peduli arsip dan Anda menyelamatkan nasib atau malas menata dan berujung petaka! (youare)