PENGAWASAN EKSTERNAL KEARSIPAN DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KULON PROGO

PENGAWASAN EKSTERNAL KEARSIPAN

DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KULON PROGO

TAHUN 2019

Oleh :Retno Wahyuningsih

 

            Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan asset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. Agar tujuan dimaksud dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa setiap pencipta arsip mulai dari tingkat pusat sampai tingkat daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan yang berlaku maka perlu dilaksanakan pengawasan kearsipan.

            Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 16 Ayat (2) dalam menjalankan tanggung jawab pengawasan kearsipan, ANRI dibantu oleh lembaga dan/atau unit kearsipan bekerjasama dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah kewenangannya. Adapun jenis pengawasan kearsipan terdiri atas pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal. Pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan oleh ANRI terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan Pemerintah Provinsi. Sementara pengawasan kearsipan eksternal Provinsi dilaksanakan oleh Gubernur melalui LKD Provinsi terhadap pencipta arsip tingkat Provinsi dan LKD Kabupaten/Kota.

            Aspek pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh ANRI bersama LKD Provinsi terhadap unit kearsipan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/kota meliputi:

1.    Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan, program kearsipan, pengolahan arsip inaktif, penyusutan arsip, pengelolaan arsip statis (bagi LKD)

2.    Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan kelembagaan, dan prasarana dan sarana.

 

Gambar 1. Tim Pengawasan Eksternal dari DPAD DIY dan ANRI sedang memeriksa kelengkapan dokumen di Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan KulonProgo

 

            Pada tanggal 1 Juli 2019 sampai dengan 3 Juli 2019 di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kulon Progo menerima Tim Pengawasan Eksternal dari DPAD DIY dan ANRI.

Tim diterima oleh Kepala Dinas, Sekretaris Dinas beserta pejabat structural bidang kearsipan dan kemudian dilanjutkan ke Depot Arsip di Jl. Bhayangkara Wates.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo telah mempersiapkan delapan aspek penilaian yang diperlukan, sehingga pengawasan bisa dengan lancar dilaksanakan. Setelah Tim melakukan pemeriksaan dokumen, maka pada hari berikutnya akan dilaksanakan paparan hasil pengawasan yang telah dilakukan. Paparan hasil pengawasan dilakukan di Aula Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan diikuti oleh Kepala Dinas bersama dengan semua SDM bidang kearsipan. Pemaparan hasil pengawasan memberikan penjelasan terkait delapan aspek yang dinilai, sejauh mana yang sudah ditindaklanjuti dan bagian mana yang belum ditindaklanjuti.  Untuk hasil penilaian sepenuhnya diberikan oleh ANRI.  Untuk beberapa aspek penilaian yang masih kurang baik maka diberikan saran oleh Tim untuk lebih ditingkatkan pada kegiatan monitoring pada tahun berikutnya.

            Pada akhir paparan disampaikan terimakasih atas pelaksanaan pengawasan yang telah dilaksanakan dan semoga di tahun berikutnya dapat lebih ditingkatkan lagi pengelolaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kulon Progo.