PENGERTIAN dan MANFAAT DUPLIKASI ARSIP

PENGERTIAN dan MANFAAT DUPLIKASI ARSIP

Oleh: Retno Wahyuningsih

1.            Pendahuluan

Arsip dan kearsipan sampai saat ini masih menjadi hal yang kurang menarik bagi banyak orang. Terbayang di pemikiran orang bahwa arsip itu hanyalah kertas-kertas yang tidak tertata atau arsip di pandang sebagai tumpukan kertas. Padahal arsip adalah sebagai pusat ingatan untuk pegawai dan pusat informasi untuk organisasi. Organisasi tidak bisa terlepas dari kegiatan kearsipan karena arsip berisi data dan informasi yang selalu dibutuhkan selama organisasi masih menjalankan aktivitasnya untuk mendukung proses administrasi maupun dalam melaksanakan fungsi manajemen. Kurangnya pengendalian terhadap arsip mengakibatkan arsip tersebut hanya akan menjadi tumpukan kertas yang tidak teratur dan kurang mempunyai nilai guna. Arsip akan terus tumbuh dan semakin bertumpuk-tumpuk jika tidak dikelola dan ditata dengan baik. Sering pula kita temukan bahwa instansi atau organisasi membuat duplikasi arsip atau membuat copy arsip lebih dari satu berkas. Duplikasi arsip yang ada di setiap organisasi ini akan terus menumpuk sehingga akan semakin menambah volume arsipnya jika organisasi yang bersangkutan tidak melakukan penataan arsip dengan baik dan benar.

 

2.          Pengertian Duplikasi Arsip

Menurut Boedi Martono di Berita Arsip Nasional RI (Pemusnahan bahan-bahan Kelebihan/Duplikasi, Maret 1989, hal 23) dalam bidang kearsipan, duplikasi arsip secara umum sering diartikan sebagai kelebihan. Kelebihan arsip ini dapat terjadi karena :

1.    Penggandaan yang berlebihan, dalam arti bahwa bahan tersebut tercipta melebihi kebutuhan. Bahan-bahan tersebut tercipta baik dengan alat reproduksi seperti mesin fotocopy, mesin stensil maupun alat lainnya. Atau sering diistilahkan dengan “surplus copies”.

2.    Di pihak lain bahan berlebihan dapat terjadi karena tuntutan pekerjaan, yaitu diperlukan sebagai referensi (reference file). Bahan referensi ini diperlukan untuk menunjang pekerjaan atau sebagai alat pengingat (tickler), sehingga selama masih diperlukan, berkas tersebut akan tetap disimpan. Jika keperluannya telah selesai, berkas-berkas tersebut dapat disingkirkan, karena berkas aslinya masih ada. Bahan ini diartikan sebagai extra copies.

Sedangkan menurut pendapat Nurul Muhamad dalam artikelnya, duplikasi merupakan arsip yang sama karakter dan sama fisik. Kegiatan administrasi yang membagi kewenangan dan tugas serta fungsi masing-masing pejabat akan menjadikan banyak munculnya duplikasi. Praktik berikut ini merupakan sumber munculnya duplikasi.

contoh 1 adalah Seorang sekretaris menggandakan 1 naskah berdasarkan disposisi pimpinan yang menunjuk lebih dari 1 pejabat pada level di bawahnya. Pejabat level di bawahnya diberikan tugas sesuai tupoksinya berdasarkan naskah yang sama. Misalnya seorang sekretaris jenderal mendisposisi surat yang harus ditinjau dari sisi hukum, sisi organisasi dan sisi umum. Hal ini menyebabkan duplikasi surat yang nantinya akan bertemu ketika arsip diserahkan ke central file.  contoh 2 adalah laporan hasil pekerjaan yang dicetak 10 eksemplar (dikarenakan disebut di dalam surat perjanjian) laporan sebagai lampiran diterbitkan SP2D, laporan untuk penanggungjawab kinerja dan kegiatan, laporan untuk P2K. contoh 3 adalah arsip yang dipergunakan sebagai bahan/dasar pengambilan data atau rujukan dalam pelaksanaan kegiatan, misalnya DIPA akan digandakan sejumlah dengan pejabat sebagai manager di masing-masing bagian yakni pejabat eselon 3 yang merupakan penanggungjawab kegiatan,  contoh 4 adalah fungsi dari naskah itu sendiri, misalnya SK kenaikan pangkat, naskah ini akan berada di personile file, juga akan ada di berkas keuangan, sebagai dasar kenaikan gaji, jika ditemukan bukan dalam bentuk berkas, maka akan terlihat sebagai duplikasi. contoh 5 adalah tembusan surat. Tembusan surat biasanya ditunjukkan di bagian bawah pada naskah. Tembusan menunjukkan hubungan kerja, baik sebagai pemberitahuan, laporan atau pun persyaratan administrasi, misalnya surat penugasan luar negeri seorang PNS yang ditembus akan asal instansi PNS termaksud. Dan Surat Penugasan untuk KPKPN sebagai dokumen pendukung pembayaran biaya perjalan dinas luar negeri. 

 

 

Demikian contoh praktek duplikasi dan masih banyak lagi yang akan memperbanyak beban kerja arsiparis, jika arsip ketika masih menjadi berkas kerja tidak diberkaskan dengan baik, maka munculkan duplikasi atau arsip yang fisiknya sama, akans angat tinggi.

 

3.            Manfaat Duplikasi untuk Perlindungan Arsip Vital

Perlindungan arsip vital  juga dapat dilakukan dengan cara duplikasi dan dispersal (pemencaran). Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau Salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip Duplikasi juga dapat sebagai salah satu cara dalam pemeliharaan arsip. Hasil penduplikasian tersebut di tempat lain. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam duplikasi adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan (copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman magnetic, elektronic records, dan sebagainya) dan pemilihan media tergantung fasilitas peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan. Namun demikian dari aspek efisiensi harus menjadi pertimbangan utama sehingga setiap langkah harus mempertimbangkan:

a.            Apakah selama ini sudah ada duplikasi, kalau ada dalam bentuk apa dan dimana lokasinya.

b.            Kapan duplikasi diciptakan (saat penciptaan atau saat yang lain)? Untuk itu perlu pengawasan untuk menjamin bahwa duplikasi benar-benar dibuat secara lengkap dan dijamin otentisitasnya.

c.            Seberapa sering duplikasi digunakan, sehingga dapat ditentukan berapa jumlah duplikasi yang diperlukan.

d.            Jika duplikasi dilakukan di luar media kertas, harus disiapkan peralatan untuk membaca, penemuan kembali maupun mereproduksi informasinya.

Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan dengan cara alih media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-ROM.  CD-ROM tersebut kemudian dibuatkan backup, dokumen/arsip asli digunakan untuk kegiatan kerja sehari-hari sementara CD-ROM disimpan pada tempat penyimpanan arsip vital yang dirancang secara khusus. 

 

 

4.            Penutup

Duplikasi arsip merupakan salah satu metode perlindungan arsip, meskipun demikian penciptaan arsip yang berlebihan ini seringkali menimbulkan pemborosan (tempat, biaya, peralatan, waktu dan tenaga) tetapi juga lebih memudahkan terjadinya kebocoran informasi, karena semakin banyak arsip berlebihan semakin sulit pengendalian dan pengawasannya. Selain itu, bahan-bahan duplikasi akan menjadi suatu permasalahan baru jika penataan arsipnya dalam kondisi tidak teratur atau kacau. Penataan arsip yang kacau sejak masa arsip aktif akan bercampur menjadi satu dengan arsip-arsip dari unit kerja lain. Dengan bercampurnya arsip-arsip tersebut akan mempersulit penemuan kembalinya, serta sulit dalam membedakan mana duplikasi atau arsip. Tanpa dilakukan penataan arsip, akan semakin besar kemungkinan terjadi kehilangan arsip atau bahan-bahan yang penting dan diperlukan bagi organisasi.Yang harus terus dilakukan adalah pengelolaan dan penataan secara terus-menerus agar tertib dan teratur serta semangat dalam mengelola arsip. ***

 

 

Daftar Pustaka

 

1.            Berita Arsip Nasional RI Nomor 28 Maret 1989

2.            Duplikasi (http://nurulmuhamad.blogspot.com/2012/12/duplikasi.html), diakses tanggal 3 Juli 2019 pukul 09.30 WIB dari Wates

3.            Peraturan Kepala ANRI nomor : 06 tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara