Pada hari Kamis, 10 September 2020 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo melakukan rapat koordinasi penyusunan draf/ rancangan Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) substantive bidang  lingkungan hidup, perencanaan, pekerjaan umum, dan pengadaan bertempat di ruang rapat Depo Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo. Hadir dalam kesempatan itu perwakilan dari OPD terkait yaitu utusan dari Dinas Lingkungan Hidup, Bappeda, DPUPR, Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Kulon Progo.

Rapat dipimpin oleh Ibu Kepala Bidang Kearsipan Etik Dwi Wulanjari, S.IP., M. Si. Pada sambutan pengantarnya beliau menyampaikan tentang kegiatan penyusutan JRA, maksud dan tujuan disusunnya JRA, serta arti pentingnya JRA dalam prosedur tata kelola kearsipan. Beliau menegaskan bahwa JRA yang akan disusun ini merupakan sarana atau alat bantu utama untuk menilai jangka simpan arsip, dan nasib akhir dari suatu arsip. JRA yang tersusun sekaligus sebagai solusi bagi OPD dalam melakukan penyusutan arsip baik pemindahan, penyerahan, maupun pemusnahan arsip.

 Rapat selanjutnya dipandu oleh Plt. Kasi Pembinaan dan Pelayanan Kearsipan Bapak Kandar Abadi, S.H. Selaku pengampu kegiatan/ PPTK, beliau menyampaikan tahapan-tahapan dalam menyusun JRA mulai dari identifikasi jenis arsip, penentuan umur atau jangka simpan arsip dan nasib akhir arsip.

Sehubungan dengan hal tersebut, kepada dinas/ instansi yang hadir saat ini diminta bantuannya untuk mencermati draf rancangan Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) substantive bidang  lingkungan hidup, perencanaan, pekerjaan umum, dan pengadaan. Masing-masing OPD agar mencermati jenis arsip, jangka simpan dan keterangan nasib akhir arsip sesuai dengan substansi kegiatan OPD. Caranya dengan melihat tugas pokok dan fungsi OPD, serta jenis arsip-arsip yang tercipta berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi OPD. Apabila terdapat jenis arsip yang belum tercantum dalam draf agar dirangkum dan sampaikan untuk bahan rapat berikutnya. Demikian juga terhadap jenis arsip yang tercantum dalam draf tetapi arsipnya tidak tercipta di OPD maka dapat diberikan catatan untuk dilakukan pembahasan kembali. Rapat pembahasan berikutnya direncanakan pada hari Kamis, 17 September 2020, dan semua masukan diharapkan sudah masuk sebelum tanggal tersebut. #B412JO#