Identifikasi Arsip DPUPR

Pada hari Selasa, 15 September 2020, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo melakukan identifikasi jenis arsip pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (DPUPR) dalam rangka penyusunan peraturan bupati tentang Jadwal Retensi Arsip bidang PUPR. Hadir dalam kesempatan tersebut, PPTK kegiatan penyusun draf peraturan bupati tentang Jadwal Retensi Arsip bidang PUPR dari DPK Kulon Progo Bapak Kandar Abadi, SH, beserta Subarjo sebagai anggota tim. Tim dari DPK diterima oleh Sekretaris DPUPR bapak Langgeng Raharjo beserta utusan pengelola arsip dari subag, seksi, dan UPT yang ada di lingkup DPUPR.

Bapak Sekretaris DPUPR dalam sambutan pengantarnya menyampaikan ucapan terima kasih kepada DPK yang telah bersedia hadir pada kesempatan yang baik ini untuk bisa bersama-sama sharing berkaitan dengan arsip guna perbaikan penyelenggaraan kearsipan khususnya di DPUPR. Terus terang beliau menyampaikan bahwa selaku Sekretaris belum paham bagaimana cara mengelola arsip yang benar, bagaimana cara menatanya, bagaimana cara memusnahkannya, dst. Memang ada niat kearah sana (pengelolaan arsip yang benar) tetapi karena keterbatasan-keterbatasan baik SDM, anggaran maupun sarana dan prasarana maka niat itu belum dapat terlaksana. Pertambahan volume arsip DPUPR setiap tahunnya sangat banyak sampai menyita ruang kerja. Oleh karena itu, DPUPR tetap menginginkan adanya bimbingan dan pembinaan secara kontinyu dari DPK agar penyelenggaraan kearsipan di DPUPR dapat berjalan lebih baik sesuai dengan aturan.

Menanggapi permasalah tersebut, Bapak Kandar Abadi, SH. menyampaikan bahwa permasalahan yang dihadapi oleh DPUPR merupakan permasalahan umum yang juga masih dihadapi oleh OPD-OPD lain di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kulon Progo. DPK selaku Pembina kearsipan OPD terus melaksanakan program dan kegiatan pembinaan OPD mulai dari bintek kearsipan bagi pengelola/ petugas arsip, pendampingan penataan arsip, monitoring kearsipan melalui penilaian kearsipan, dst. Sebenarnya OPD DPUPR pada tahun ini mendapatkan jadwal untuk dilakukan pendampingan penataan arsip dengan melibatkan Tenaga Harian Lepas (THL), namun karena ada pandemic Covid-19 kegiatan tersebut dihentikan karena adanya refocusing dan realokasi anggaran. Oleh karena itu, pendampingan di DPUPR diprogramkan kembali pada tahun 2021.

Selanjutnya berkaitan dengan penyusunan draf JRA urusan DPUPR, disampaikan materi tata cara mengidentifikasi arsip, penentuan umur arsip, nasib akhir akhir, dan manfaat dari penyusunan JRA. Akhirnya diperoleh kesepakatan bahwa kepada masing-masing unit pencipta arsip yang terdiri dari seksi-seksi dan UPT agar melakukan identifikasi terhadap setiap jenis arsip yang ada di unitnya masing-masing dengan menggunakan format yang telah ada. Hasil identifikasi arsip diharapkan dapat terkumpul pada hari Selasa, 22 September 2020.*1341270*