PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau masih digunakan unuk kepentingan organisasi sehari-hari/terus menerus atau masih menjadi berkas kerja. Arsip aktif adalah arsip dinamis dan menjadi kewajiban setiap OPD dalam pengelolaannya, mulai dari tahapan :

a. penciptaan arsip (pengurusan surat masuk dan surat keluar),

b. penataan dan penyimpanan berkas (pemberkasan)

c.  pemeliharaan

d. penggunaan (layanan)

e. penyusutan

Untuk lebih memahami pengelolaan arsip aktif, di bawah ini ada beberapa istilah dan sarana yang perlu dipersiapkan dalam mengelola arsip aktif, antara lain :

1.     Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah, perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap Arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri dan pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan Pencipta Arsip sebagai pemberi kerja

2.     Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya (Bagian, Bidang, Subbagian, Subbidang, Seksi, Sub Seksi)

3.     Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan (Sekretariat, Tata Usaha, Subbag Umum)

4.     Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja

5.     Sentral Arsip Aktif (Central File) adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.

6.     Sentral Arsip Inaktif (Records Center) adalah tempat penyimpanan Arsip Inaktif pada bangunan  yang dirancang untuk penyimpanan Arsip.

7.     Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi (item arsip)

8.     Guide/Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian.

9.     Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.

10.  Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.

11.  Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip

12.  Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah

13.  Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah

14.  Isi Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan informasi dari berkas kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian program/kegiatan

TAHAPAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

A. Pengurusan surat

   Penciptaan arsip dimulai dari pengurusan surat masuk dan keluar, yaitu dengan mencatat dalam buku register surat masuk atau buku register surat keluar, pencatatan dengan lembar disposisi, dan pendistribusian ke unit pengolah. Dalam pendistribusian ke unit pengolah, disposisi yang lembar ke-2 diambil dan disimpan dalam kotak lembar disposisi, dan dengan menggunakan bukti pendistribusian misalnya lembar pengantar atau buku distribusi surat.

B. Pemberkasan

Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja yang memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Tujuan :

1. Penyimpanan secara logis dan sistematis;

2. Penemuan kembali arsip secara cepat, tepat dan lengkap;

3. Memudahkan pada saat penyusutan arsip.

Kode klasifikasi yang digunakan dalam melakukan pemberkasan arsip sesuai (Perbup no. 93/2013 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis) adalah :

l Pokok masalah :

l Misal Klasifikasi masalah Kesejahteraan Rakyat

Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan tahapan:

Contoh Daftar berkas

Contoh Daftar Isi berkas

C. Penyimpanan dan pemeliharaan

Folder arsip yang telah ada arsipnya kemudian dalam penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif dilaksanakan dalam filing kabinet, pada pusat berkas (sentral file).

D. Penggunaan dan layanan.

Penggunaan arsip aktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas. Prosedur layanan arsip dilakukan dengan tahapan:

1.     permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;

2.     pencarian arsip di lokasi simpan;

3.     penggunaan tanda keluar;

4.     pencatatan;

5.     pengambilan atau pengiriman;

6.     pengendalian;

7.     pengembalian; dan

8.     penyimpanan kembali.

E. Penyusutan

            Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,  pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. Penyusutan dilakukan berdasarkan Jadwal retensi arsip (JRA).